In diesem Beitrag erfahren Sie unter anderem, was bei Meldungen zur Sozialversicherung zu beachten ist, welche Fristen einzuhalten sind und in welcher Form die Meldung zu erfolgen hat.

Grundlagen

Laut Bundessozialgesetzbuch gelten Arbeitnehmer und Auszubildende als versicherungspflichtig. Die Versicherungspflicht ergibt sich aus einem Beschäftigungsverhältnis gegen Arbeitsentgelt.
Die gesetzlichen Krankenkassen sind die Einzugsstellen der Gesamtsozialversicherungsbeiträge, die sich aus den Beiträgen zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung zusammensetzen. Eine Ausnahme bildet die Meldung an die Berufsgenossenschaft; hier werden einmal im Jahr die Beiträge zur Unfallversicherung (UV) durch den Arbeitgeber übermittelt.

Der durch die Unternehmen abzuführende Gesamtsozialversicherungsbeitrag wird im Normalfall je zur Hälfte vom Arbeitnehmer und vom Arbeitgeber getragen, jedoch bestehen hiervon eine Vielzahl von Ausnahmen, die gesondert erörtert werden. Auch können sich die Beitragssätze durch Anpassung des Gesetzgebers ändern.
Seit dem Jahr 2009 ist die Insolvenzgeldumlage Bestandteil des Gesamtsozialversicherungsbeitrags und muss monatlich mit den Umlagen U1 und U2 vom Unternehmen abgeführt werden.

Meldetatbestände und Meldefristen

Die Gründe, weshalb Meldungen seitens des Arbeitgebers an die Sozialversicherung erfolgen, werden als Meldetatbestände bezeichnet und lassen sich in folgende Gruppen unterteilen: Anmeldungen, Abmeldungen, An- und Abmeldungen, Unterbrechungsmeldungen, Sonstige Entgeltmeldungen, Änderungsmeldungen, Meldungen in Insolvenzfällen, Meldungen für geringfügig Beschäftigte.
Der Abgabegrund wird mit einem zweistelligen Schlüssel angegeben. Nachfolgend zwei Beispiele: Der Beginn der Beschäftigung eines versicherungspflichtigen Arbeitnehmers (auch bei geringfügiger Beschäftigung) wird mit dem Schlüssel „10″ deklariert. Ändert sich die Anschrift des Beschäftigten, wird dies der Sozialversicherung mit dem Schlüssel „61″ angezeigt.

Bei allen so genannten Meldetatbeständen regelt der Gesetzgeber die Fristen, die ein Unternehmen zur Meldung an die Sozialversicherung einzuhalten hat. So muss zum Beispiel mit dem Eintritt des Arbeitnehmers in das Unternehmen (Abgabegrund „10″) eine Meldung über die Beschäftigung des neuen Mitarbeiters bei den Sozialversicherungs-Stellen erfolgen. Diese ist mit der ersten Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen nach dem Beginn der Beschäftigung einzureichen.

Auf welchem Weg erfolgt die Meldung an die Sozialversicherung?

Zur Meldung an die Sozialversicherung wird ein standardisiertes Formular verwendet, das elektronisch ausgefüllt und per Datenübertragung an die Einzugsstelle übermittelt wird.
Eines der zugelassenen Programme zur Erfassung und Übertragung ist sv.net, das kostenlos verwendet werden darf.
Eine Übermittlung der Daten auf Papier oder Datenträgern ist nicht mehr zulässig mit Ausnahme von geringfügig Beschäftigten in Privathaushalten.

Inhalte der Meldungen an die Sozialversicherung

Neben den Angaben der Versicherungsnummer und der Adressdaten des Beschäftigten sowie der Betriebsnummer des Arbeitgebers erfolgt die Meldung an die Sozialversicherung nach einem einheitlichen Schlüssel. Dies dient unter anderem der leichteren statistischen Auswertung der Daten durch die Versicherungsträger und durch die Agentur für Arbeit.
Es werden vier Schlüssel verwendet: Der Meldetatbestand (zweistellig, siehe oben), der Beitragsschlüssel, der Personengruppenschlüssel sowie der Tätigkeitsschlüssel.

Beitragsgruppenschlüssel

Der Beitragsgruppenschlüssel, auch SV-Schlüssel genannt, besteht aus vier Ziffern und gibt in der Reihenfolge Aufschluss über Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung des Beschäftigten. So sagt zum Beispiel der Beitragsgruppenschlüssel „1111″ aus, dass der Beschäftigte in der Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung jeweils den vollen Beitragssatz entrichtet.
Der Schlüssel „0000″ steht für einen kurzfristig Beschäftigten.

Personengruppenschlüssel

Der dreistellige Personengruppenschlüssel fasst Angaben über die jeweilige Person zusammen. Dies sind Besonderheiten der Beschäftigung, Zugehörigkeit zu einer Versichertengruppe und Informationen über die Art der Beschäftigung.
Zwei Beispiele: Der Schlüssel „101″ kennzeichnet sozialversicherungspflichtig Beschäftigte ohne besondere Merkmale, die „112″ steht für mitarbeitende Familienangehörige in der Landwirtschaft.

Tätigkeitsschlüssel

Im Tätigkeitsschlüssel werden Angaben über die Tätigkeit des Beschäftigten vorgenommen.
Für Meldungen bis zum 30.11.2011 sind die bisher fünfstelligen Tätigkeitsschlüssel zu verwenden und werden im dafür vorgesehen neunstelligen Signierfeld linksbündig eingetragen. Zum 01.12.2011 soll der neue - neunstellige - Tätigkeitsschlüssel verbindlich eingeführt werden.

Im fünfstelligen Tätigkeitsschlüssel stehen die ersten drei Stellen für die ausgeübte Tätigkeit (zum Beispiel „782″ für Sekretärin), die vierte Stelle gibt Auskunft über die Stellung im Beruf („0″ für Auszubildende, Praktikanten, Volontäre). Die fünfte Stelle deklariert den Ausbildungsgrad des Beschäftigten („6″ für Hochschul- bzw. Universitätsabschluss).

Im neunstelligen Tätigkeitsschlüssel wird in den ersten fünf Stellen die ausgeübte Tätigkeit erfasst, gefolgt vom höchsten allgemein bildenden Schulabschluss (6. Stelle), dem höchsten beruflichen Ausbildungsabschluss (7. Stelle) sowie der Angabe, ob es sich um eine Arbeitnehmerüberlassung handelt (8. Stelle; „1″ ja, „2″ nein). Den Abschluss bildet die Vertragsform an neunter Stelle, wobei die „1″ für einen unbefristeten Arbeitsvertrag in Vollzeit steht.

Die Abgabegründe - z.B. für eine Sofortmeldung - finden Sie im Artikel  “Meldegründe zur Sozialversicherung“.

Stand 10/2010 – Alle Angaben ohne Gewähr.

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